ビジネスEメールの基本

１．ウイルス対策を十分にすること
基本中の基本。メールに対して、ウイルス対策を十分にすること。もし感染してしまうと簡単に加害者になってしまい、 大変な迷惑を知らないうちにかけてしまうことになるので、絶対に避けたいものです。クライアントマシンの対策と共に、サーバー側でも自動削除サービスを設定して2重3重にブロックしましょう。さらに迷惑メールも大変多く、間違って必要なメールを削除してしまうトラブルが起きるほどです。迷惑メールも自動的に削除するサービスも始まっていますので、利用しましょう。

２．アカウント名や署名、メールのフォームを適切にすること
・　メールアカウントは、ビジネスのときにはビジネスらしいアカウント名を使うこと。
・　署名を入れて、所属、氏名、電話番号などを伝えること。
・　メールのフォームはテキスト形式で。文章の伝達に、HTML書式にしてメールの容量を重たくするのは無用です。書式はHTMLからテキストに必ず変更してください。
・　ファイルの添付は、はじめての送信先にはに断った上で送信しましょう。添付ファイルの容量は１メガまで。あまりに大きなファイルの場合には、 サーバーにアップしてそれをダウンロードしてもらうなど、工夫しましょう。
・　機種依存文字を入れないこと。
・　特に、全角・半角の区別を厳密にしましょう。メールアドレスに全角文字を混入させることのないようにしましょう。